条目,姓名更正或班级通过决定可以改变学生的课程. 因此,在学校管理部门中,一个基础的可靠性不仅仅是因为它目前的内容。 这还取决于能否找到已经改变的东西、何时和在什么责任之下。 这就是数据可追踪性的作用.
这一解密提供了在学校制度中寻求的技术和行政保障。 这并不构成对黎巴嫩使用的工具的审计,其本身也不可能在个人档案中得出不合规定的结论.
印象中显示的是状态,而不是整个历史
在特定日期所打印的列表可以作为比较点. 例如,它表明哪些学生后来被编入一个班级。 但是,它不一定解释为什么一行在后一版中不同. 增加的内容可以是晚入,更正出错或需要调查的干预.
导出的文件也存在同样的问题 。 维持多种版本有助于识别差异,而不一定能识别产生差异的人或行政理由。 相反,没有印象并不表明没有计算机历史。 在得出这一结论之前,必须审查实际的制度.
与记录控制有关的业务
电脑日记保留活动痕迹. 为了改变,它必须能够追踪所使用的账户、日期、时间、交易性质和有关文件。 创建和删除与更正一样重要。 还应考虑技术管理人员的干预.
这些痕迹需要单独的保护:能够修改档案的人不应能够自由抹去自己干预的历史. 还必须检查记录工作以及记录日志是否仍可辨认。 宣传但从未受到控制的装置是不够的.
收集工作必须保持相称。 完全复制每个痕迹中的学生记录将不必要地将个人数据复制成倍。 可在不披露其所有信息的情况下,使用文件参考和操作的适当描述来进行控制.
将修正与决定联系起来
技术线索不能取代允许更正的文件。 在虚构的例子中,更正出生日期应当能够与收到的申请、证明文件和合格证明相一致。 控制然后将两个要素联系起来:计算机记录的内容和行政部门有权决定的内容.
这种区分也保护代理人。 已查明的账户报告一项活动,而不是自动报告持有人的个人责任。 确定分享或妥协可能模糊归属。 在谈论欺诈行为之前,检查必须涵盖有关人员的文件、查阅和解释.
限制进入和准备恢复
这些权利必须与职能相符。 查看一个文件,更正它和管理应用程序是不同的任务. 更换人的离开、转移或终止必须导致对授权进行审查。 共享账户使控制复杂化,而收费太广则会增加出错的后果.
备份满足了另一个需要:能够在损失或改变后恢复数据。 它们必须受到保护并经过检验。 在事件发生时无法使用的备份不会带来预期的连续性. 它也不取代两本之间业务的详细日记.
为了评价一个学校档案,四个问题允许我们开始:谁可以行动,留下什么痕迹,什么片段可以证明改变是正确的,以及如何恢复一个可靠的版本? 答案必须通过检查来证明,而不公布学生的私人信息. 正是这种控制能力,而不是唯一的档案量,使行政数据可以核实.
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